۵ سوال مهم که قبل از خرید سیستم ویدئو کنفرانس باید پرسید

خرید سیستم ویدئو کنفرانس برای اولین بار میتواند کمی پیچیده باشد زیرا در هنگام خرید ویدئو کنفرانس با انتخاب های بسیار گسترده ای روبرو می شوید که هر یک قادر هستند نیازهای ارتباطی خاصی را برطرف کرده و طبق استانداردهای خاص فعالیت کنند. این گستره انتخاب سیستم های ویدئو کنفرانس پس از آن به وجود آمد که شرکت های کوچک و بزرگ بسیاری به خرید سیستم ویدئو کنفرانس روی آوردند و شرکت های سازنده تجهیزات ویدئو کنفرانس برای پاسخ به این تقاضا تولیدات خود را افزایش داده و شرکت های جدید بسیاری نیز به این صنعت ورود پیدا کردند. امروزه انتخاب یک سیستم ویدئو کنفرانس می‌ تواند زمان بسیار زیادی از شما بگیرد، به خصوص اگر اولین بار است که خرید تجهیزات ویدئو کنفرانس را انجام می دهید.

سیستم های مختلف ویدئو کنفرانس که توسط شرکتهای پیشرو در صنعت ویدئوکنفرانس تولید می شوند، دارای قابلیت های متفاوتی هستند و کیفیت های متفاوتی را نیز به شما ارائه خواهند کرد. خرید یک سیستم ویدئو کنفرانس با توجه به نیاز های ارتباطی شما باید انجام شود و در هر موقعیتی ممکن است سیستم ویدئو کنفرانسی خاص نهایت بهره وری را به عمل آورد. عوامل بسیار زیادی در انتخاب یک سیستم ویدئو کنفرانس دخیل هستند، اما اگر شما پس از خرید یک سیستم ویدئو کنفرانس بدون دردسر را دارید بهتر است قبل از آن به ۵ سوال مهم پاسخ دهید. پاسخ به این ۵ سوال، شما را در خرید یک سیستم ویدئو کنفرانس راهنمایی خواهد کرد.

۱- درخواست های فنی من از یک سیستم ویدئو کنفرانس چیست؟

همانطور که گفتیم سیستم های ویدئو کنفرانس موجود در بازار قابلیت های مختلفی را پشتیبانی می کنند و همچنین دارای تجهیزاتی با کیفیت ساخت متفاوت است. اولین و مهمترین سوالی که باید قبل از خرید یک سیستم ویدئوکنفرانس بپرسید این است که، نیازهای من از یک سیستم ویدئو کنفرانس چیست؟ پاسخ به این سوال محدوده انتخاب شما را کوچک ترخواهد کرد به انتخاب دقیق تر منجر خواهد شد.

در این زمینه یکی از مسائلی که باید مورد بررسی قرار بگیرد، میزان بزرگ بودن سازمان یا شرکت شما است. اگر شما یک شرکت بزرگ دارید که قرار است جلسات کاری با شرکت تعداد افراد زیاد انجام دهید، به طور قطع باید از سیستم ویدئو کنفرانس ای استفاده کنید که برای مکان های بزرگ طراحی شده اند. امروز در بازار، سیستم های ویدئو کنفرانس بسیار زیادی می یابید که مخصوص اتاق های کوچک هستند، و به علت قیمت پایین تر ممکن است نظر شما را به خود جلب کنند. اما در هنگام استفاده آنها در اتاق های بزرگ قطعاً نهایت بهره وری را از آنها دریافت نخواهید کرد و در نهایت از انتخاب خود خشنود نخواهید بود.

موارد دیگری که باید در زمینه امکانات مورد بررسی قرار بگیرد، امکان ضبط جلسات، ذخیره سازی جلسات بر روی سرور، توانایی به شتراک گذاری فایل های چند رسانه ای، توانایی اتصال دستگاه های مختلف به سیستم ویدئو کنفرانس هستند.

این موارد را البته باید در کنار کیفیت ساخت قطعات استفاده شده در سیستم ویدئو کنفرانس مورد بررسی قرار داد. به عنوان مثال این موضوع برای شما بسیار مهم است که کیفیت فیلمبرداری دوربین ای که بر روی این سیستم ویدئو کنفرانس قرار دارد چقدر است. در این زمینه شما باید به وضوح تصویر و نرخ ضبط تصاویر در واحد ثانیه (فریم ریت) را بررسی کنید. امروز سیستم های ویدئو کنفرانس جدید که تولید می شوند دارای کیفیت ۴K هستند. اما اگر شما این میزان کیفیت را نیاز ندارید، تجهیزاتی کمی قدیمی تر با کیفیت فول اچ دی و اچ دی نیز برای شما قابل استفاده هستند و طبعا هزینه بسیار کمتری را به دوش شما خواهند گذاشت.

۲- چقدر حاضرم برای خرید یک سیستم ویدئو کنفرانس هزینه کنم؟

تجهیزات ویدئو کنفرانس، مانند تجهیزات با پشتیبانی ویپ، با توجه به برند تولید کننده و کیفیتی که در ساخت آن ها مورد استفاده قرار گرفته است، قیمت متفاوتی دارند. بسیاری از تجهیزات ویدئو کنفرانس را فقط شرکت هایی می توانند تهیه کنند که حاضرند هزینه های نجومی برای ارتباطات خود انجام دهند. اما تجهیزات ویدئو کنفرانس قابل خریداری برای شرکت های کوچک که تلاش به کنترل هزینه‌ها دارند نیز، امروز در بازار فراوان یافت می شوند. هزینه خرید سیستم های ویدئو کنفرانس از چند میلیون تا چند صد میلیون تومان ممکن است متفاوت باشد.

البته سیستم های ویدئو کنفرانس نرم افزاری وجود دارند که قادر هستند بر روی هر پلتفرمی فعالیت کرده و قابلیت های فوق العاده تکنولوژی ویدئو کنفرانس را در اختیار استفاده کنندگان قرار دهند. این سیستم های نرم افزاری معمولاً بر اساس فضای ابری فعالیت می کنند، این روش برقرار ارتباط که به Cloud based مشهور است طی سال های اخیر هزینه استفاده از ویدئو کنفرانس را به شدت پایین آورده و خوشنودی بسیاری از کسب و کار های کوچک را به همراه داشته است. اگر نمی خواهید هزینه سیستم ویدئو کنفرانس سخت افزاری را پرداخت کنید قادر هستید تا با استفاده از خدمات نرم افزاری ویدئو کنفرانس هزینه ها را تا حدود بسیار زیادی کنترل کنید.

۳- سیستم ویدئو کنفرانس را قرار است در چه مکانی مورد استفاده قرار دهم؟

نکته بسیار مهم در هنگام خرید یک سیستم ویدئوکنفرانس اندازه مکانی است که قصد داریم آن سیستم را در آن راه اندازی کنید. همان طور که گفتیم اتاق های ویدئوکنفرانس بزرگ را نمی توانید با دوربین هایی که زاویه دید کافی ندارند تحت پوشش قرار دهید. اگر قرار است یک اتاق کوچک را به عنوان اتاق ویدئو کنفرانس استفاده کنید نیازی به سیستم ویدئو کنفرانس ای نیست که برای اتاق های بزرگ استفاده می شود. اندازه مکانی که قصد دارید سیستم ویدئو کنفرانس را در آن راه اندازی کنید در هزینه ای که برای خرید آن سیستم ویدئو کنفرانس انجام می‌ دهید تاثیر مستقیم خواهد داشت.

البته این موضوع را مد نظر داشته باشید که مکان استفاده از این سیستم ویدئو کنفرانس و ممکن است در آینده تغییر دهید پس سیستم ویدئو کنفرانس را متناسب با نیازهای حال، و آینده خود تهیه کنید زیرا سیستم های ویدئو کنفرانسی که برای اتاق های کوچک طراحی شده اند در آینده در اتاق های بزرگ بهره‌ وری کافی را نخواهند داشت و در صورتی که شما مکان شرکت خود را به همچین جایی جابجا کنید در نهایت این سیستم بی استفاده خواهد شد.

تعداد افرادی که شما قصد دارید در زاویه دید دوربین سیستم ویدئو کنفرانس خود قرار دهید در پاسخ به این سوال تعیین کننده خواهد بود.

۴- نیاز به استفاده از موبایل برای برقراری تماس های ویدئو کنفرانس دارم؟

امروز تلفن های هوشمند را همگان در دست دارند و استفاده از آن ها برای انجام بسیاری از اعمال روزانه رایج است. استفاده از موبایل های هوشمند در زمینه ویدئو کنفرانس نیز امری بسیار رایج است. بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس از قابلیت BYOD پشتیبانی می کنند که به مخفف Bring Your Own Device است. سیستم های ویدئو کنفرانس بسیاری وجود دارند که به شما اجازه می دهند دستگاه‌ هایی با پلتفرم های مختلف را به سرویس ویدئو کنفرانس خود متصل کنید.

اکثر سیستم های ویدئو کنفرانس جدید از این قابلیت پشتیبانی می کنند اما سیستم های ویدئو کنفرانسی که در گذشته تولید شده اند ممکن است این قابلیت را در اختیار شما قرار ندهند.

۵- آیا سیستمی که قصد خرید آن را دارم، در آینده هم قابل استفاده است یا قدیمی می شود؟

در هنگام خرید گوشی موبایل بسیار پیش آمده است که از خود بپرسید آیا این گوشی موبایل که قصد خرید آن را دارم یک سال آینده هم جدید هست یا باید یک مدل جدیدتر آن را تهیه کنم؟ در هنگام خرید سیستم ویدئو کنفرانس نیز چنین است. سرعت پیشرفت تجهیزات ویدئو کنفرانس در حد پیشرفت گوشی های تلفن هوشمند نیست اما طی سال های اخیر این صنعت پیشرفت های بسیاری داشته و تجهیزاتی که چند سال گذشته تولید شده اند اکنون قدیمی محسوب می شوند. به خصوص از زمانی که دوربین های با کیفیت ۴K به بازار آمده اند همه به استفاده از آن ها روی آورده اند. به طوری که دوربین های فول اچ دی امروزه قدیمی محسوب می شوند.