چگونه یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص برگزار کنیم؟

تکنولوژی ویدئو کنفرانس امروزه بهترین راه حل برای برگزاری جلسات است. ویدئو کنفرانس به ما این امکان را می دهد تا افراد مختلف در مکان های مختلف از سر تا سر جهان را در یک جلسه به دور یه میز مجازی بنشانیم و به کمک آن ها یک تصمیم بزرگ را برای پیشبرد سیاست های یک شرکت بزرگ اتخاذ کنیم.

جلسات کنفرانس ابزار های قدرتمندی برای افزایش بهره وری یک کسب و کار هستند، اما این جلسات می توانند در صورتی که بد برگزار شوند نتیجه عکس داشته باشند. همه ما تاکنون در جلساتی شرکت کرده ایم که به نظر نمی رسند قرار باشد هیچ گاه به اتمام برسد و هیچ هدف و منظوری نیز در جلسه دیده نمی شود. وظیفه یک برگزار کننده جلسات ویدئو کنفرانس این است که مطمئن شود این جلسات به بهترین شکل ممکن برگزار می‌شوند و مشکلات فنی و مدیریتی جلسه ویدئو کنفرانس را به بیراهه نمی‌برند.

خوشبختانه نکاتی وجود دارند که در صورت رعایت کردن آنها قادر هستید یک جلسه ویدئو کنفرانس را کامل و بدون نقص برگزار کنید و از این ابزار فوق العاده برای افزایش بهره‌ وری گروه های مختلف شرکت خود استفاده کنید. در این مطلب قصد داریم به معرفی ۸ نکته مهم برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص بپردازیم.

کابوس همه شرکت ها = جلسات ناکارامد

بهترین روش برای از بین بردن بهره وری یک شرکت، قراردادن کارمند ها در یک جلسه ناکارآمد است تا آنها به جای فعالیت بر روی کارهایی که اکنون نیاز است، زمان خود را در یک جلسه بی هدف کاملاً تلف کنند.

بسیار پیش آمده است که به عنوان یک کارمند در یک جلسه حضور داشته باشید و دائماً از خود بپرسید که: من اینجا چه کار می کنم؟ یا هدف این جلسه در نهایت چیست؟ این سوالات می تواند محصول یک مدیریت بد بر روی جلسه و نشان دهنده نیاز به تغییرات در نحوه برگزاری جلسات باشد.

طبق گفته مشاوران Wolf Management، در حدود نیمی از زمان جلسات به هدر می روند و ۷۳% متخصصان اذعان می کنند که در طول جلسه اعمال نامربوط با کار خود را انجام می دهند. حتی ۳۹ درصد افراد می گویند که در طی برگزاری جلسات در حال چرت زدن هستند.

با این آمار می توانید متوجه شوید که چه میزان منابع شرکت ها با برگزاری جلسات ناکارامد در حال تلف شدن است. پس باید این نتیجه را ببینید که یکی از بزرگ ترین کابوس شرکت ها جلسات ناکارامد است که هزینه های زیادی را به آن ها تحمیل می کند.

در این مطلب قصد داریم به بیان نکات مهمی بپردازیم که می توانند کیفیت برگزاری جلسات را افزایش دهند و در نتیجه هزینه های بسیاری را از دوش شرکت و سازمان شما بردارند.

چگونه در ۷ گام یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص برگزار کنیم؟

همان گونه که دیدید برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص به افزایش بهره وری و در نتیجه سود مالی یک شرکت منجر شود. شما می توانید با انجام تغییرات در نحوه برگزاری جلسات خود، از ضرر مالی شرکتتان در هنگام هدر رفت زمان کارمندان جلوگیری کنید.

برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص، ترکیبی از موارد فیزیکی و ذهنی را مطالبه می کند که باید به یک اندازه در کنار یکدیگر مورد توجه قرار بگیرند. در زیر به شرح ۷ گام بسیار مهم برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص خواهیم پرداخت که شما با مد نظر قرار دادن آن ها قادر هستید نهایت بهره وری را در طول یک جلسه ویدئو کنفرانس برای شرکت و سازمان خود به ارمغان آورید.

۱- یک هدف کاملا شفاف برای جلسه ویدئو کنفرانس خود تعیین کنید

قبل از شروع هر جلسه ویدئو کنفرانس متن دعوت نامه ای تهیه کنید و به افراد شرکت کننده در آن جلسه ویدئو کنفرانس ارسال کنید تا آنها قبل از ورود به جلسه این متن را مطالعه کنند و هدف برگزاری جلسه را از قبل متوجه شوند. تلاش کنید که زمان کافی در اختیار هر فرد وجود داشته باشد تا مطالبی که شاید نیاز داشته باشد در جلسه بیان کند را از قبل آماده کند.

این موضوع بسیار مهم است که همه افراد شرکت کننده در جلسه از هدف برگزاری این جلسه آگاه باشند و حداقل مطالبی کوتاه را برای بیان در جلسه آماده کرده باشند. تعیین هدف کاملاً مشخص قبل از برگزاری یک جلسه برای مدیریت آن جلسه بسیار حیاتی و مهم است.

هدفی که تعیین می کنید نسبت به زمانی که قرار است جلسه برگزار شود واقع بینانه باشد و همچنین از بیان اهداف بسیار گسترده و مبهم خودداری کنید. بهتر است اگر قرار است جلسات ویدئو کنفرانس شما برای یک موضوع گسترده چندین بار برگزار شود، آن موضوع را به قسمت‌های مختلفی تقسیم کنید و جلسه را برای هر قسمت مشخص برگزار کنید تا از عدم تمرکز افراد شرکت کننده در جلسه جلوگیری کنید.

۲- فقط افراد مناسب را به جسله ویدئو کنفرانس دعوت کنید

یکی از نکته های مهم در برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص این است که شما باید دقیقاً افرادی را برای شرکت در جلسه انتخاب کنید که مستقیما ربطی‌ به این جلسه داشته باشند و از دعوت افراد ناظر و بی ربط به جلسه خودداری کنید. وجود افراد زیاد در یک جلسه می تواند به هرج و مرج در جلسه و کاهش بهره‌ وری منجر شود.

همچنین قبل از اینکه افراد خارج از شرکت را به جلسات ویدئو کنفرانس دعوت کنید و مطمئن شوید که آنها از تجهیزات مناسب استفاده می کنند. اگر یکی از شرکت کنندگان خارجی در یک جلسه ویدئو کنفرانس کیفیت صدا یا تصویر پایینی داشته باشد، می تواند بر روی تمامی جلسه و سایر افراد شرکت کننده در آن، تاثیر بسیار زیادی بگذارد.

 این بسیار مهم است که مطمئن شوید همه طرف های شرکت کننده در یک جلسه ویدئو کنفرانس از کیفیت حداقلی تجهیزات ویدئو کنفرانس و سرعت اینترنت مناسب بهره می برند.

۳- توجه افراد حاضر در جلسه را جلب کنید

در ابتدای جلسه به عنوان مدیر جلسه و فردی که جلسه را ایجاد و هدایت می کند، تلاش کنید توجه همه افراد شرکت کننده را جلب کنید و صحبت های بین فردی را کاملا قطع کنید. بهتر است در ابتدای هر جلسه شما متکلم وحده باشید و بقیه به رهنمود های شما گوش فرا دهند.

 این بسیار مهم است که همه بدانند یک فرد به عنوان مدیر جلسه حضور دارد و این شخص است که موضوع جلسه و نحوه هدایت بین موضوعات دیگر را تعیین می کند. شما به عنوان این فرد باید تلاش کنید توجه همه شرکت کنندگان را به خود جلب کنید و خود را به عنوان یک مدیر مسلط بر این جلسه به دیگران معرفی کنید.

۴- از امنیت جلسه ویدئو کنفرانس خود اطمینان حاصل کنید

هیچ چیزی بیشتر از ترس از نبودن امنیت در یک جلسه ویدئوکنفرانس تمرکز حاضرین را بر هم نخواهد زد. شما به عنوان یک مدیر جلسه باید از امنیت تجهیزات ویدئو کنفرانس حاضرین و نحوه برقراری ارتباطات اطمینان حاصل کنید. همچنین وظیفه شما است که اطمینان حاضرین را جلب کرده و به آنها تضمین دهید که امنیت جلسه کاملاً حفظ شده است.

این جلسات ویدئو کنفرانس را باید در در مکان هایی برگزار کنید که صدای شما به بیرون از جلسه درز پیدا نکند زیرا ممکن است در جلسات ویدئو کنفرانس بسیاری از اطلاعات حساس رد و بدل شوند که برای رقیبان و دیگر افراد جالب توجه باشد. امنیت مکان برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس به اندازه امنیت تجهیزات و نرم افزارها مهم خواهد بود.

۵- تمرکز محتوای جلسه بر هدف جلسه را حفظ کنید

در طول برگزاری جلسات ممکن است عوامل بسیاری تمرکز افراد شرکت کننده در جلسات را بر هم بزند. شما به عنوان مدیر جلسه باید تمرکز افراد بر روی هدف جلسه را دائماً متذکر شوید و تلاش کنید عوامل برهم زننده تمرکز آن ها را از محیط دور کنید. در بسیاری از مواقع جلسات ویدئو کنفرانس بسیار منظم و فوق‌العاده آغاز می شوند اما در طول جلسه به علت نبودن مدیریت کافی بر روی افراد حاضر، بحث از هدف جلسه دور می شود و در نهایت به عدم نتیجه گیری مناسب منتجر خواهد شد.

 اگر شما می خواهید به همان کیفیتی که جلسه ویدئو کنفرانس خود را آغاز کرده اید، آن را به پایان برسانید باید در طول جلسه نیز وظیفه خود را به عنوان مدیر، انجام دهید و مسیر بحث را به سمت هدف جلسه هدایت کنید و از برهم خوردن تمرکز افراد حاضر جلوگیری کنید.

۶- از افراد حاضر در جلسات نظر خواهی کنید

شما می توانید برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بهتر، قبل و بعد از جلسات از افراد شرکت کننده نظر خواهی کنید. دانستن نیاز های افراد شرکت کننده قبل از برگزاری یک جلسه می تواند به شما در تنظیم محیط آن جلسه کمک بسیار زیادی کند. همچنین بعد از جلسات می توانید از نظرات آنها آگاه شوید و اگر پیشنهاد یا انتقادی نسبت به برگزاری این جلسه داشتند، اطلاعات مناسبی برای بهبود جلسات بعدی بدست خواهید آورد.

۷- جلسات را گام به گام جلو ببرید و نتیجه هم گام را به افراد حاضر اعلام کنید

اگر جلسات ویدئو کنفرانس شما قرار است طولانی باشد و قادر هستید آن را به زمان های کوتاه تری تقسیم کنید، بهتر است این کار را برای حفظ بهتر تمرکز بر جلسه انجام دهید.

 بهتر است جلسات طولانی را به بخش‌های مختلفی تقسیم کرده و در بین هر بخش از زمان کوتاهی برای استراحت تعیین کنید. در پایان هر بخش از از جلسه بهتر است نتیجه آن بخش را اعلام کنید تا همه دقیقاً بدانند که هم اکنون در چه موردی صحبت شد و نتیجه صحبت ها چه بود. این موضوع کمک می‌کند آنها بتوانند خش های بعدی را بهتر در ذهن خود مدیریت کنند و برای آن ها آماده شوند.

۸- جلسات ویدئو کنفرانس را ضبط کرده و با افراد حاضر به اشتراک بگذارید

ضبط کردن محتوای ویدئویی جلسات ویدئو کنفرانس فواید بسیاری خواهد داشت. به عنوان مثال اگر شخصی در این جلسه حضور ندارد و نیاز است از محتوای این جلسه آگاه باشد قادر هستید فایل ویدئویی ضبط شده از جلسه ویدئو کنفرانس را در اختیار او قرار دهید تا در زمان مناسب تماشا کند. یا شاید نیاز باشد تا افراد حاضر در این جلسه در آینده به محتوای مهم در این جلسه دسترسی پیدا کنند. شاید زمانی نیز نیاز باشد این ویدئوی جلسه را برای یادآوری دوباره برای افراد شرکت کننده پخش کنید.

امروزه اکثر تجهیزات ویدئو کنفرانس، چه سخت افزاری و چه نرم افزاری، از قابلیت ضبط تماس های ویدئویی پشتیبانی می کنند و شما قادر هستید بر روی فضاهای داخلی قرار داده شده بر روی این دستگاه ها و یا روی حافظه خارجی، ویدیوهای جلسات را برای دسترسی آینده ضبط کنید.

همچنین به عنوان یک مدیر جلسه بسیار مهم است که بدانید دقیقا جلسه ای که شما مدیر آن بوده اید، چگونه برگزار شده است و بارها و بارها جلساتی که مدیریت کرده اید را تماشا کنید تا نکاتی برای بهبود جلسه ها در آن ها بیابید. داشتن نسخه ضبط شده از جلسات ویدئویی و بررسی بیشتر آن ها می تواند کیفیت برگزاری جلسات آینده توسط شما را بسیار افزایش دهد.

چند نکته کمکی برای برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس بدون نقص

• یک نفر را مسئول نظارت بر زمان گذشته از جلسات ویدئو کنفرانس قرار دهید.
• لپتاپ ها و گوشی های موبایل را خاموش کنید، مگر اینکه قرار باشد محتوایی را از روی این دستگاه ها، برای همه شرکت کنندگان به نمایش بگذارید.
• تلاش کنید دوربین ویدئو کنفرانس را طوری تنظیم کنید که ارتباطی چهره به چهره ببا طرف مقابل داشته باشید.
• به افراد مختلف حاضر در جلسه، وظایف مختلف محول کنید تا در طول جلسه شما را یاری کنند.
• تلاش کنید جلسات ویدئو کنفرانس هر چه ممکن است کوتاه تر باشند تا موثرتر واقع شوند.
• اگر نیاز است در جلسات کنفرانس طولانی مدت از افراد شرکت کننده پذیرایی کنید.