۱۰ نکته برای برقراری یک تماس ویدئو کنفرانس موفق

ویدئو کنفرانس اکنون نوین ترین راه حل برقراری ارتباط با همکاران و مشتریان است و به تازگی تمامی شرکت های بزرگ جهان به استفاده از آن رو آورده اند. برقراری تماس های ویدئو کنفرانس بدون نقص و با کیفیت، در افزایش بهره وری و سرعت تصمیم گیری در جلسات مهم کاری تاثیر مستقیم دارد. شرکت های بزرگ برای افزایش بهره وری نکاتی را در هنگام برقراری تماس های ویدئو کنفرانس خود رعایت می کنند و آن ها را به کارمندان خود آموزش می دهند. در این مطلب قصد بیان ۱۰ نکته مهم برای برقراری یک تماس ویدئو کنفرانس موفق را داریم، نکاتی که همه شرکت های بزرگ آن ها را در هنگام برقراری تماس ویدئو کنفرانس خود، مد نظر قرار می دهند.

۱- در مراحل نصب و راه اندازی ویدئو کنفرانس، همه چیز را ساده نگه دارید

بهترین سیستم برای برقراری یک ارتباط همیشه آسان ترین آن است. اگر همه چیز برای استفاده پیچیده باشد قطعاً استفاده کنندگان را دل زده خواهد کرد و یک ارتباط هر چقدر هم که با کیفیت باشد نمی‌تواند نهایت بهره وری را در صورت پیچیدگی در پی داشته باشد.

در هنگام تهیه یک سیستم ویدئو کنفرانس توجه داشته باشید که استفاده از از این سیستم چقدر راحت است و رابط کاربری که توسط شرکت تولید کننده برای آن در نظر گرفته شده است آیا رضایت مشتریان را به همراه داشته است یا خیر. بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس قدیمی و یا تولید شده توسط شرکت های نه چندان معروف رابط های کاربری بسیار پیچیده برای استفاده دارند و معمولاً مشتریان از استفاده از این دستگاه های ویدیو کنفرانس رضایت نخواهند داشت.

۲- برای برقراری جلسات ویدئو کنفرانس آماده شوید

همیشه قبل از برقراری جلسه ویدئو کنفرانس شخصی باید مسئول آماده سازی فضا و اشخاص برای جلسات ویدئو کنفرانس باشد. اگر شما این شخص هستید باید به اندازه نور محیط، نحوه چینش صندلی ها و عملکرد دستگاه ویدئو کنفرانس توجه ویژه داشته باشید. آماده سازی محیط برای برقراری تماس ویدئو کنفرانس، مهم ترین کاری است که شما انجام می دهید و میزان بهره وری جلسات ویدئو کنفرانس شما مستقیماً به آن بستگی دارد.

علاوه بر آماده سازی محیط، باید محتوای جلسه و هدف برگزاری جلسه را نیز کاملاً مشخص کنید و به اطلاع شرکت کنندگان برسانید. آماده کردن افراد برای شرکت در جلسه ویدئو کنفرانس نیز از وظایف یک هماهنگ کننده جلسات است.

۳- از محتوای چند رسانه ای برای جذب شرکت کنندگان استفاده کنید

ارائه محتوای چند رسانه ای در هنگام برقراری یک جلسه ویدئو کنفرانس می تواند تا حدود بسیار زیادی تمرکز شرکت کنندگان را در یک جلسه مهم حفظ کند. اکثر سیستم های ویدئو کنفرانس از قابلیت به اشتراک گذاری محتوای چند رسانه ای پشتیبانی می کنند.

ارائه یک ویدیوی با کیفیت در هنگام برقراری یک تماس ویدئو کنفرانس در بسیاری از مواقع می تواند راه حل شما باشد و یا نمایش یک گراف تصویری یا پاورپوینت و … که در بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس تحت پشتیببانی است. و اگر سیستم ویدئو کنفرانس شما از این قابلیت پشتیبانی نمی کند به احتمالاً افزونه ای وجود دارد که قادر است این امکان را به آن بیفزاید.

۴- جلسات ویدئو کنفرانس را برای افراد غایب ضبط کنید

ضبط جلسات ویدئو کنفرانس و روی یک حافظه خارجی و یا ذخیره آن بر روی یک سرور می تواند مزایای بسیاری برای شرکت یا سازمان شما به همراه داشته باشد. ضبط جلسات ویدئو کنفرانس معمولاً در سیستم‌های مختلف به سادگی انجام پذیر است. برخی از سیستم های ویدئو کنفرانس همچنین جلسات ویدئو کنفرانس را بر روی سرور نیز ذخیره سازی می کنند.

ضبط محتوای جلسه ها به مدیران شرکت ها کمک می کند تا ضعف های جلساتی که برقرار کردند را کشف کرده و در جهت حل آنها اقدام کنند. همچنین محتوای یک جلسه ممکن است برای افراد غایب در جلسه نیز بسیار مهم باشد ضبط جلسات ویدئو کنفرانس برای افراد غایب بسیار مهم خواهد بود.

۵- اتاق ویدئو کنفرانس را برای هر جلسه کاری بهینه سازی کنید

هر جلسه کاری ممکن است نیازمندی های خاص خود را داشته باشد و افراد مختلفی در آن حضور داشته باشند. وظیفه شما به عنوان برگزار کننده یک جلسه ویدئو کنفرانس این است که قبل از هر جلسه ویدئو کنفرانس، نیازمندی‌ ها را بررسی کنید، تعداد افراد شرکت کننده را به طور دقیق محاسبه کرده و محیط را برای شرکت افراد در این جلسه بهینه سازی کنید.

باید شما توجه داشته باشید که افرادی که در یک جلسه کنفرانس شرکت می کنند فضای کافی در اختیار داشته باشند و در مکان مشخصی قرار گرفته باشند تا دوربین ویدئو کنفرانس بتواند آنها را به بهترین شکل در چارچوب تصویر قرار دهد.

۶- موارد بر هم زننده تمرکز را از محیط حذف کنید

بسیاری از عوامل برهم زننده تمرکز در اتاق های ویدئوکنفرانس وجود دارند که شما باید آنها را تا حد ممکن از بین ببرید و یا به صورت موقت آنها را بپوشانید. به عنوان مثال اگر پنجره ای در اتاق ویدئو کنفرانس وجود دارد که ممکن است از طریق آن افراد شرکت کننده در یک جلسه حواسشان پرت شود، بهتر است این پنجره را به صورت موقتی بسته و پرده ها را بکشید.

همچنین دکوراسیون یک اتاق نیز ممکن است تمرکز افراد را بر هم بزند. شما در هنگام طراحی اتاق ویدئو کنفرانس باید به تزیین کردن اتاق توجه ویژه داشته باشید و از استفاده از تزیینات پیچیده و و با رنگ های متفاوت خودداری کنید.

۷- از ارائه یک رفتار عادی نترسید

در ابتدای استفاده از ویدئو کنفرانس شما ممکن است احساس سردرگمی داشته باشید، اما پس از چند دقیقه در میابید که برقراری یک ارتباط ویدئو کنفرانس کاملا مشابه یک دیدار عادی حضوری است و رفتاری معمولی خواهید داشت.

همیشه این موضوع را به یاد داشته باشید که جلسات ویدئو کنفرانس چندان متفاوت از یک جلسه حضوری نیستند و طرف مقابل دقیقا همان انتظاری را از شما دارد، که در یک ملاقات حضوری خواهد داشت. پس رفتار معمول مانند یک جلسه حضوری، چیزی است که شما باید از خود نشان دهید. پس از نشان دادن یک رفتار عادی واهمه نداشته باشید.

۸- جلسات ویدئو کنفرانس را در اندازه مناسب انجام دهید

هر اتاق ویدئو کنفرانس برای میزبانی تعدادی خاص افراد شرکت کننده طراحی شده است همچنین سیستم های ویدئو کنفرانس محدودیت هایی در مورد نقاط شرکت کننده دارند که باید به آن ها توجه کنید. مثلا برخی جلسات ویدئو کنفرانس با سیستم های خاص ممکن است فقط سه طرف داشته باشند یا محدودیت آن ها اعداد بالاتری باشد.

همچنین دوربین کنفرانس موجود در سیستم ویدئو کنفرانس شما زاویه دید محدودی دارد که برای شرکت تعداد افرادی خاص مناسب خواهد بود. شما باید به زاویه دید دوربین تان و نحوه قرار گیری آن دقت کنید تا به صورت عملی ببینید که چند نفر را قادر هستید در یک اتاق ویدئو کنفرانس در یک جلسه کاری شرکت دهید.

اگر افراد بیشتری را نسبت به آن چیزی که ممکن است در یک جلسه ویدئو کنفرانس دعوت کنید، بهره وری آن جلسه به شدت کاهش خواهد یافت و هرج و مرج بر آن جلسه غالب خواهد بود. بهتر است تعداد افراد شرکت کننده را بر اساس سایز اتاق کنفرانس و توانایی سیستم ویدئو کنفرانس خود تعیین کنید.

۹- همیشه تنظیمات دستگاه های ویدئو کنفرانس را دوبار چک کنید

از دوباره چک کردن تنظیمات سییستم ویدئو کنفرانس خود واهمه نداشته باشید. همیشه باید تنظیمات را دوباره چک کنید و از کارکرد سیستم ویدئو کنفرانس خود مطمئن شوید. عقب انداختن یک جلسه کاری بسیار بهتر از برگزاری یک جلسه بی کیفیت با نقص های بسیار است.

قبل از برگزاری یک جلسه کاری ویدئو کنفرانس، یک تست سریع انجام دهید و از صحت عملکرد سیستم ویدئو کنفرانس، اتصال اینترنت، صفحه نمایش و میکروفون های خود اطمینان حاصل کنید.