اگر شما فرصت و امکانات لازم برای ساخت یک اتاق ویدئو کنفرانس رویایی در اختیار داشتید، این اتاق چه شکلی می شد؟
این شاید سوالی باشد که شما زمان زیادی برای آن صرف نکرده اید، زیرا طبیعی است بیشتر به خود جلسه ویدئو کنفرانس و محتوای آن فکر کنید تا شکل اتاق ویدئو کنفرانسی که جلسه در آن برگذار می شود. یک اتاق ویدئو کنفرانس بد اما می تواند تاثیر بسیار زیادی بر نحوه برقراری ارتباط بین طرفین جلسه داشته باشد و محتوای جلسه را تحت تاثیر قرار دهد.
اگر اتاق ویدئو کنفرانس را مدرن طراحی کنید، علاوه برداشتن یک ارتباط بی نقص با همکاران و مشتریان خود، کنترل بهتری بر روی جریان محتوای جلسات خود خواهید داشت که در نهایت به تصمیمات بهتر منجر خواهد شد.
از طرفی اگر شما یک شرکت پیشرو در زمینه کاری خود هستید که به سمت ایده های نو تمایل دارد، با ارائه تصاویر در یک اتاق ویدئو کنفرانس تاریک و بدون پنجره، چره ای متفاوت از آنچه هستید ارائه خواهید کرد. در دید مشتری، یک اتاق ویدئو کنفرانس می تواند نشان دهنده کیفیت خدمات یک شرکت باشد. در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس خوب، علاوه بر یک دکوراسیون زیبا، باید به رنگ آمیزی و نور پردازی نیز توجه ویژه ای داشت.
طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس شخصیت یک شرکت را به نمایش می گذارد و باید بهترین نحو برنامه ریزی و اجرا شود. همچنین در طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس باید به نیاز های کارمندان و شرکت کنندگان در جلسات نیز توجه ویژه ای داشت. بسیاری از مواقع اتاق ویدئو کنفرانس بر اساس نیاز های استفاده کنندگان از آن طراحی می شود.
توجه به چند نکته می تواند طراحی یک اتاق ویدئو کنفرانس را “رویایی” کند و ما در این مطلب قصد داریم به شرح هر یک از آن ها بپردازیم.
1- تجهیزات صوتی و تصویری با کیفیت تهیه کنید
تجهیزات ویدئو کنفرانس شما، به همان اندازه که باید برای راه اندازی و مدیریت آسان باشند، باید بروز نیز باشند. تجهیزات ویدئو کنفرانس قدیمی و بروز نشده می تواند تاثیر بسیار زیادی بر روی یک جلسه ویدئو کنفرانس داشته باشد. البته همیشه در مورد جدید بودن تجهیزات صحبت نمی کنیم، بلکه بروز کردن سیستم های نرم افزاری که بر روی سخت افزار ویدئو کنفرانس نصب شده اند نیز بسیار مهم است.
اگر از تجهیزات بروز نشده استفاده کنید، مشکلات مانند رزولوشن پایین و یا قطع و وصلی در جریان تماس ویدئو کنفرانس می تواند آزار دهنده باشد و کیفیت جلسه برگذار شده را به شدت کاهش دهد. کاهش کیفیت یک تماس می تواند به هرج و مرج بین اعضای شرکت کننده در جلسات ختم شود.
در شرایطی که کیفیت تصاویر انتقالی از شما به سمت مقابل پایین است، دیگر مهم نیست که چگونه اتاق ویدئو کنفرانس خود را تزئیین و طراحی کرده اید. تجهیزات ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا می توانند زیبایی های اتاق ویدئو کنفرانس شما را برای طرف مقابل به نمایش بگذارند.
تجهیزات جدید ویدئو کنفرانس از نظر فیزیکی نیز به تازگی تغییرات بسیاری داشته اند و زیبایی ظاهری آن ها افزایش محسوسی داشته است. اگر از تجهیزات جدید ویدئو کنفرانس مانند تولیدات جدید کمپانی لایفسایز در اتاق ویدئو کنفرانس خود استفاده می کنید، زیبایی این تجهیزات را درک کرده اید.
همچنین بسیاری از تجهیزات جدید ویدئو کنفرانس از تکنولوژی های بی سیم پشتیبانی می کنند و نبودن سیم های اضافه بر روی میز کنفرانس و اطراف اتاق، به شما فضای بیشتری برای استفاده خواهد داد.
2- فضای کافی را در اختیار هر شرکت کننده قرار دهید
در هنگام طراحی مکان نشستن هر شرکت کننده، به فضایی که هر شخص نیاز دارد توجه کنید و صندلی های خود را طوری بچینید که فضای کافی در اختیار همه قرار گرفته باشد تا اتاق پر ازدحام به نظر نرسد.
اندازه اتاق ویدئو کنفرانس را باید نسبت به نهایت افرادی که قرار است در این اتاق حضور داشته باشند انتخاب کنید. انتخاب یک اتاق کنفرانس کوچک برای یک شرکت بزرگ می تواند به کاهش بهره وری تماس های ویدئو کنفرانس ختم شود. هیچ کس دوست ندارد به اتاق ویدئو کنفرانس 50 نفره ای وارد شود که فقط گنجایش 10 نفر را داراست.
اگر افراد فضای کافی برای نشستن در اتاق ویدئو کنفرانس را نداشته باشند، بیشتر تمرکزشان را برای برخورد نکردن با دیگران صرف خواهند کرد تا توجه به محتویات جلسه در حال انجام. پس در انتخاب اتاق ویدئو کنفرانس به تعداد افرادی که قرار است همزمان در این اتاق حضور داشته باشند توجه داشته باشید.
3- رنگ مناسب برای اتاق ویدئو کنفرانس انتخاب کنید
در حال حاضر برند شما احتمالاً رنگ خاصی دارد و از ترکیب رنگ خاصی برای نمایش نام شرکت خود استفاده می کنید. اگر این ترکیب رنگ شاد و جذاب است می توانید استفاده از آن بر روی اتاق ویدئو کنفرانس خود را مد نظر قرار دهید.
به طور کلی رنگ های روشن مانند سفید، سبز و زرد می تواند اندازه اتاق ویدیو کنفرانس شما را بزرگ تر از آن چیزی که هست به طرف مقابل القا کند و در مقابل و رنگ های تاریک می توانند اندازه اتاق ویدئو کنفرانس شما را کوچک جلوه دهند. معمولاً در طراحی اتاق های ویدئو کنفرانس از رنگ های شاد و روشن استفاده میشود و بیشترین رنگی که در اتاق های ویدئو کنفرانس مدرن می توانید ببینید، رنگ سفید است.
در برخی از مواقع استفاده از طرح های رنگی بر روی دیوارهای سفید رنگ می‌تواند جذاب باشد اما باید تلاش کنید که تمرکز طرف مقابل را بر هم نزند و به عنوان یک پس زمینه مناسب برای افراد حاضر شرکت کننده در جلسه تلقی شود.
4- در اتاق ویدئو کنفرانس از مبلمان قابل جا به جایی استفاده کنید
بسیاری از جلسات ویدئو کنفرانس باید به صورت کاملا رسمی برگزار شوند و افراد به صورت کاملاً ساکت بر روی مکان های مشخص شده برای آنها نشسته و در طول جلسه هیچ تحرکی نداشته ندارند. در حالی که در برخی از جلسات ویدئو کنفرانس جابجایی بسیار متداول است و افراد مختلفی ممکن است در جلسه به نقاط مختلف حرکت کنند و یا جلسه را ترک کنند و به جلسه اضافه شوند.
شما باید اتاق ویدئو کنفرانس خود را به گونه ای طراحی کنید که در مواقعی که نیاز دارید بتواند شکل متفاوتی به خود بگیرد. در این هنگام استفاده از مبلمان قابل جا به جایی که برای یک شخص به تنهایی قابل حمل باشد بسیار حیاتی به نظر می رسد.
5- نور طبیعی را به اتاق ویدئو کنفرانس خود راه دهید
این یک حقیقت است که هیچ کس دوست ندارد زیر نور لامپ فلورسنت در یک جلسه شرکت کند در حالی که بیرون از جلسه نور خورشید می تابد. اگر می خواهید که شرکت کنندگان در یک جلسه ویدئو کنفرانس بتوانند نهایت تمرکز را داشته باشند و و بر روی افکار خود بیشترین کنترل را داشته باشند بهتر است که نور خورشید را به جلسات ویدئو کنفرانس خود راه دهید. همچنین نور خورشید هنگامی که وارد یک جلسه میشود به طرف مقابل که تصویر شما را می بیند نیز احساس بهتری می دهد و شما را یک شرکت گرم، باز و مدرن می بیند.
شما باید اتاق ویدئو کنفرانس خود را در مکانی انتخاب کنید که قابلیت ورود نور طبیعی از پنجره وجود داشته باشد و جهت قرارگیری تجهیزات ویدئو کنفرانس خود را طوری تنظیم کنید که این نور کیفیت تصویر انتقالی را در جهت نامناسب تحت تاثیر قرار ندهد. نور پردازی مناسب به کمک نور خورشید می تواند اتاق ویدئو کنفرانس شما را بزرگ تر از آن چیزی که هست در ذهن طرف مقابل جا بیندازد.
6- تعداد عوامل برهم زننده تمرکز در اتاق ویدئو کنفرانس را کاهش دهید
در یک اتاق ویدئو کنفراس باید عوامل برهم زننده تمرکز را به حداقل رساند، زیرا می تواند در نتیجه نهایی یک جلسه ویدئو کنفرانس تاثیر بسیاری داشته باشد. به عنوان مثال یک پنجره رو به خیابان شلوغ می تواند تمرکز اشخاص شرکت کننده و طرف بیننده تصاویر شما را به هم بزند و شاید بسته بودن آن بهتر از باز بودنش باشد.
همچنین در تزئین اتاق ویدئو کنفرانس، استفاده از علائم و اشیا زیاد می تواند تمرکز شرکت کنندگان را تحت تاثیر بگذارد. در یک اتاق ویدئو کنفرانس باید بیشترین تمرکز بر روی صفحه نمایش و محتوای جلسه ویدئو کنفرانس باشد، نه زیبایی ظاهری اتاق.
7- به مشتریان خود فکر کنید
در طراحی اتاق ویدئو کنفرانس مدرن علاوه بر نیازهای افراد شرکت کننده در اتاق ویدئو کنفرانس، شما باید به نیازهای طرف مقابل نیز توجه زیادی داشته باشید. خود را به جای یک مشتری و یا همکار خود قرار دهید و ببینید که کیفیت تصاویر انتقالی و تزیینات اتاق ویدئو کنفرانس شما چگونه است.
شما باید هر فاکتوری که ممکن است تجربه مشتری و دیگر افراد شرکت کننده در یک جلسه ویدئو کنفرانس را بهبود می بخشد مد نظر قرار دهید. به عنوان مثال فاکتورهای فرهنگی زبان و قومیت شخص مقابل می تواند به شما ایده هایی در زمینه طراحی اتاق ویدئوکنفرانس تان دهد و نهایتاً تاثیر بسیار زیادی در ارتباط برقرار کردن شما با شخص مقابل داشته باشد.
