بسیاری از متخصصان عرصه ارتباطات و تکنولوژی معتقدند که همه شرکت ها و سازمان ها، کوچک تا بزرگ باید برای ارتباطات خود از ویدیو کنفرانس استفاده کنند. اما چرا این مسئله یک الزام است؟ تاثیرات ویدیو کنفرانس بر روی یک تجارت تا چه اندازه می تواند باشد و با ویدیو کنفرانس تا چه اندازه می توان در وقت و هزینه صرفه جویی کرد؟
هدف از ایجاد و گسترش سیستم های ویدیو کنفرانس در مرحله اول ایجاد ارتباطات پایدار است و در مرحله دوم کاهش هزینه های سازمانی برای برقراری جلسه های گروهی. سیستم ویدیو کنفرانس در کاهش هزینه ها و مدیریت زمان تاثیر بسزایی دارد. که در چند مورد کلی می توان به آن ها اشاره کرد.
۱- برقراری ارتباط با چند شرکت کننده
این مورد در شرکت ها و سازمان های چند شعبه ای مسئله بسیار مهم است. در زمانی که نیاز دارید تا با مدیر شعب مختلف خود صحبت کنید، انتقال آن ها به یک مکان راه کاری مناسب به نظر نمی رسد. در اینجا ویدیو کنفرانس برای کمک به شما وارد می شود تا تنها با یک کلیک همکاران خود را فرا بخوانید تا یک تصمیم مهم دست جمعی را بگیرید.
۲- بی نیازی از سفر
هزینه مسافرت کارکنان یک سازمان برای شرکت در یک جلسه ساده هم هزینه ای وحشتناک خواهد شد. فرض کنید چند مدیر از شعب مختلف از چند شهر دور دست می خواهند در نقطه ای جمع شوند تا در مورد یک مسئله صحبت کنند. هزینه هواپیما و قطار این شرکتت کنندگان به حدی خواهد بود که مدیران را قانع کند تا جلسات خود را فقط چند بار در سال برگذار کنند تا این هزینه سنگین را متحمل نشوند. با ویدیو کنفرانس اما شما برای برقراری جلسات به فکر مسائل مالی نخواهید بود. با هزینه ای نزدیک به صفر می توانید جلسات خود را برگذار کنید.
۳- مدیریت و راه اندازی جلسه فارغ از زمان
شاید در هر زمان دسترسی به وسایل حمل و نقل ممکن نباشد. یا شاید شرایط جوی برای انجام یک جلسه کاری مناسب نباشد. در شرایط عادی در این زمان ها باید جلسات را به وقت دیگری موکول کرد. اما با ویدیو کنفرانس مهم نیست هوا چطور است. مهم نیست ساعت چند است. مهم نیست می توانید جایی بروید یا نه. فقط مهم این است که آیا دستگاه ویدیو کنفرانس قابل اطمینانی دارید یا نه؟
۴- برقراری ارتباط با طبیعی ترین حالت ممکن
با ویدیو کنفرانس برقراری ارتباطات طبیعی تر و انسانی تر خواهد بود. در اولین تجربه با ویدیو کنفرانس احساس می کنید در حضور هم در حال ضحبت هستید. در ارتباطات متنی و حتی صوتی انسان گاها شخص مقابل خود را احساس نمی کند و نمی تواند ارتباط طبیعی برقرار کند ام با ویدیو کنفرانس به نظر می رسد دو نفر در یک اتاق با یکدیگر در حال صحبت کردن و تصمیم گیری هستند. این حالت طبیعی ارتباط تاثیر مهمی در همفکری و گرفتن تصمیمات مهم دارد.
۵- ثبت وقایع جلسات به صورت اتوماتیک
ویدیو کنفرانس قابلیت ضبط تصاویر بر روی یک حافظه خارجی را دارد. با این امکان شما همیشه می توانید جلسه برگذار شده را ببینید و نکاتی جدید از آن استخراج کنید. هر گاه چیزی را خواستید بخاطر بیاورید کافیست تا بر روی دکمه بازپخش کلیک کنید تا جلسه را از هر کجا که خواستید دوباره دنبال کنید.
