در هنگام برقراری جلسه ویدئو کنفرانس ممکن است اشتباهاتی که به صورت رایج در بسیاری از اتاق های کنفرانس انجام می‌شود را مرتکب شویم. اگر بتوانیم جلسه ویدئو کنفرانس را طوری مدیریت کنیم که فارغ از هر گونه نقص و اشتباه باشد، نهایت بهره وری را در این ارتباط تصویری به دست خواهیم آورد. در این مطلب قصد داریم به شرح ۴ اشتباه رایج در برقراری یک جلسه ویدئو کنفرانس بپردازیم. اشتباهاتی که کیفیت تماس های کنفرانس را کاهش خواهد داد و در نهایت به هدر رفتن زمان و هزینه های شرکت منجر خواهد شد.
تعداد افراد شرکت کننده بیشتر از ظرفیت جلسه
هر اتاق ویدئو کنفرانس ظرفیتی دارد، ظرفیت بیشتر از اینکه به فضای اتاق ویدئوکنفرانس مربوط باشد، به دوربین ویدئو کنفرانس شما و صفحه نمایش شما مربوط است. بسیاری از دوربین‌های ویدئو کنفرانس دارای زاویه دید کمی هستند و اگر شما یک بار از آنها استفاده کرده باشید دقیقاً می دانید که در اتاق شما چند نفر قادر هستند در زاویه دید آن دوربین قرار بگیرند. دعوت کردن از افراد زیاد به یک جلسه ویدئو کنفرانس، کیفیت ارتباطات شما را کاهش خواهد داد و در نهایت زمان و هزینه های شما هدر خواهند رفت.
البته در بسیاری از مواقع می‌توان دوربین ویدئوکنفرانس را طوری تنظیم کرد که بتواند نهایت بهره وری را در اتاق ویدئو کنفرانسی که در آن قرار دارد ارائه کند. اما در هر صورت شما محدود به فضای اتاق ویدئو کنفرانس خود خواهید بود.
در این مورد شما باید توجه کنید که دوربین ویدئو کنفرانس شما باید قادر باشد چهره افرادی که در جلسه حضور دارند را به خوبی دریافت کرده و به طرف مقابل ارسال کند. اگر فاصله افراد شرکت کننده، از دوربین ویدئو کنفرانس شما زیاد باشد، در نهایت ارتباط بسیار با کیفیتی برقرار نخواهید کرد.
وظیفه شما به عنوان مدیر جلسه ویدئو کنفرانس ابتدا این است که افرادی را دعوت کنید که مستقیما با جلسه کاری ارتباط دارند و از دعوت افراد متفرقه خودداری کنید. هر چه جلسه ویدئو کنفرانس شما محدودتر باشد کیفیت ارتباطات شما و بهره وری برقراری جلسات گروهی افزایش خواهد یافت.
صحبت کردن بیش از حد کافی
این یک واقعیت است که اتفاقاتی بسیار بدتر از صحبت کردن بیش از حد ممکن است در یک اتاق ویدئو کنفرانس رخ دهد. به عنوان مثال اتاق آتش بگیرد یا میوه هایی که در حال خوردن آن هستید مسموم باشد! اما یک مورد کشنده که بسیاری از افراد از دیدن آن غافل هستند صحبت کردن بیش از حد در یک جلسه ویدئو کنفرانس است. صحبت کردن بی مورد و زیاد شاید انسانها را نکشد اما روحیه یک جلسه ویدئو کنفرانس را خواهد کشت.
در هنگام برقراری ارتباط ویدئو کنفرانس بهتر است به میزان صحبت کردن خود توجه داشته باشید و گاهی دیگران را به صحبت کردن دعوت کنید. اگر شما متکلم وحده کل ارتباط باشید، افراد حاضر پس از چند دقیقه احساس خستگی خواند کرد زیرا احساس می کنند شما تمام کار را دارید خودتان انجام می دهید و نیازی به حضور آن ها نیست!
قبل از شروع جلسات کاری شما بهتر است که افراد حاضر شرکت کننده در جلسات را بشناسید و برای هر یک از آنها سوالی ویژه طرح کنید تا توجه آن ها را در طول جلسات از دست ندهید. بهتر است نقشی ویژه برای هر کدام از شرکت کنندگان در جلسه ویدئو کنفرانس تعیین کنید تا آنها در طول جلسه احساس فعالیت در یک کار تیمی را داشته باشند.
جلسات ویدئو کنفرانس طولانی
همان قدری که صحبت کردن بیش از حد یک فرد می تواند باعث خواب آلودگی افراد حاضر در جلسه بشود، جلسات طولانی نیز ممکن است در نهایت خستگی بسیار زیادی را برای افراد شرکت کننده به دنبال داشته باشد.
در هر جلسه کاری ابتدا شما بهتر است که هدف آن جلسه را مشخص کنید و به اطلاع تمامی شرکت کنندگان در آن جلسه برسانید. سپس تلاش کنید که در کمترین زمان ممکن آن جلسه را به پایان برسانید. اگر قرار است جلسه کاری شما بسیار طولانی باشد بهتر است آن را به دو قسمت مجزا تقسیم کنید و در بین هر قسمت به کارمندان استراحت دهید.
شرکت طولانی مدت در یک جلسه کاری بهره وری تیم را بسیار کاهش خواهد داد. مخصوصاً جلسات ویدئو کنفرانس که طی آن باید آدابی خاص را رعایت کرد و مدت بسیار طولانی ثابت ماند و آهسته نفس کشید، می تواند دو چندان سخت و خسته کننده باشد. همچنین خیره ماندن بسیار طولانی مدت به یک صفحه نمایش بزرگ می تواند چشم ها را خسته کند.
جلسات ویدئو کنفرانس طولانی یکی از اشتباهات رایجی است که مدیران شرکت ها انجام می دهند. اما اگر شما مجبور هستید یک جلسه طولانی را به انجام برسانید، بهتر است در حین جلسه از شرکت کنندگان کمی حداقل پذیرایی کنید تا شاید خستکی جلسه کم تر احساس شود.
وجود عوامل برهم زننده تمرکز افراد شرکت کننده در محیط
عوامل برهم زننده تمرکز در نهایت به طولانی شدن جلسات و هدر رفتن زمان با ارزش شرکت کنندگان در جلسه منجر خواهد شد. اگر شما وظیفه مدیریت اتاق کنفرانس را برعهده دارید بهتر است مطمئن شوید که هیچگونه عامل برهم زننده تمرکزی در محیط وجود ندارد. به عنوان مثال اگر پنجره ای در اتاق کنفرانس شما وجود دارد که ممکن است عامل برهم زننده تمرکز باشد، بهتر است به طور موقت آن را بپوشانید.
عوامل برهم زننده تمرکز می تواند برای طرف مقابل نیز مطرح باشد. به عنوان مثال پنجره ای پشت سر کارمندان شما باز باشد که از آن پنجره طرف مقابل می تواند خیابان پشت سر شما را ببیند. بهترین مکان برای انجام یک تماس ویدئو کنفرانس برای یک جلسه کاری مهم، مکانی فارغ از هرگونه عوامل صوتی و تصویری بر هم زننده تمرکز برای هر دو طرف تماس خواهد بود.
