برای راه اندازی ویدئو کنفرانس چه تجهیزاتی مورد نیاز است؟ (سخت افزار و نرم افزار)

تکنولوژی ویدئو کنفرانس در حال حاضر بهترین روش ارتباطی با مشتریان، کارمندان و همکاران محسوب می شود اما راه اندازی ویدئو کنفرانس می تواند کمی چالش بر انگیز باشد. در این مطلب ما به نیاز های شما برای راه اندازی ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت.

پیچیدگی راه اندازی سیستم ویدئو کنفرانس در زمانی که از قابلیت BYOD استفاده می کنید می تواند چند برابر شود. BYOD در واقع مخفف Bring Your Own Device، به معنای استفاده از دستگاه خودتان برای استفاده از ویدئو کنفرانس است. یعنی هر شخصی با دستگاه شخصی خود (مثلا گوشی تلفن هوشمند و یا لپتاپ شخصی) به یک تماس ویدئو کنفرانس متصل شود.

اما نکات ابتدایی وجود دارد که شما باید در هنگام راه اندازی ویدئو کنفرانس آن ها را رعایت کنید و تجهیزات پایه ای مورد نیاز است که ارتباط ویدئو کنفرانس را از طریق آن ها برقرار خواهید کرد. ما در این مطلب به توضیح هر یک از این تجهیزات در سناریو های مختلف راه اندازی ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت.

حداقل نیاز های سیستمی برای راه اندازی ویدئو کنفرانس

قبل از اینکه بخواهیم وارد جزئیات نیازهای سخت افزاری شما برای راه اندازی سیستم ویدئو کنفرانس شویم بهتر است در مورد نیازهای سیستمی و محیطی که قرار است ویدئو کنفرانس بر روی آن راه اندازی شود صحبت کنیم. شما ابتدا باید محیطی که قرار است سیستم ویدئو کنفرانس بر روی آن راه اندازی شود را مهیا کنید و نکات حساس را در تهیه این محیط مد نظر قرار دهید.

مهمترین نیاز یک سیستم ویدئو کنفرانس نصب اینترنت با سرعت بالا و یک شبکه انتقال اطلاعات و بدون نقص است. در کنار این نیاز، شما به یک دوربین وبکم با کیفیت نیاز دارید و سیستم کامپیوتری که ویدئو و ارتباطات را برای شما پردازش کند. اگر شما این نیاز های را رفع کردید قادر هستید سیستم ویدئو کنفرانس خود را به خوبی بر روی این محیط راه اندازی کرده و به آسانی مدیریت کنید.

در ادامه توضیح کامل هر یک از موارد سیستمی مورد نیاز برای راه اندازی ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت.

۱- وبکم با رزولوشن بالا

یکی از پیش نیازهای استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس داشتن دوربین وب کم با کیفیت بالاست. بدون داشتن یک وب کم معمولاً انتقال تصویر امکان پذیر نخواهد بود و در صورتی که وب کم شما کیفیت پایینی داشته باشد قاعدتاً تصاویر انتقالی نیز کیفیت پایینی خواهند داشت و شما به هیچ وجه قابلیت افزایش کیفیت را در اختیار نخواهد داشت.

در هنگام انتخاب به وب کم به وضوح تصویر که آن وب کم در اختیار شما قرار می دهد توجه داشته باشید. حداقل کیفیت تصویر مورد نیاز شما برای داشتن یک ارتباط ویدئو کنفرانس با کیفیت ۷۲۰p یا همان اچ دی خواهد بود. اما اگر دوربین با کیفیت تری تهیه کنید و کیفیت تصاویر انتقالی را چند برابر خواهد کرد. در حال حاضر سیستم های ویدئو کنفرانس ای تولید شده اند که دوربین های با کیفیت ۴K در اختیار کابران قرار می دهند.

از دیگر ویژگی های مهم برای دوربین ویدئو کنفرانس چرخش این دستگاه در زاویه های مختلف است. است در هنگام تهیه یک دوربین ویدئو کنفرانس توجه کنید که آیا دستگاه به جهت های مختلفی می چرخد و آیا می توان حرکت دستگاه را با استفاده از ریموت انجام داد یا خیر.

زاویه دید وبکم ها نیز می تواند با یکدیگر متفاوت باشد. اگر شما از یک اتاق ویدئو کنفرانس بزرگ بهره می‌ برید بهتر است دوربین ویدئو کنفرانسی تهیه کنید که زاویه دید گسترده تری داشته باشد و بتواند زاویه بیشتری از اتاق ویدئو کنفرانس شما را تحت پوشش قرار دهد.

انتخاب یک وبکم خوب برای داشتن یک ارتباط ویدئو کنفرانس با کیفیت بسیار حیاتی است و اگر وبکم نامناسب در اختیار داشته باشید به طور حتم از کیفیت ویدئو کنفرانس خود راضی نخواهید بود.

۲- پردازش کامپیوتری مورد نیاز ویدئو کنفرانس

سیستم های نرم افزاری پردازش تصویر احتیاج به قدرت پردازش کامپیوتری بالایی دارند تا بتوانند نهایت بهره وری را از خود ارائه دهند. اگر شما از سیستم کامپیوتری استفاده میکنید که قدیمی و یا ضعیف است احتمال اینکه کیفیت تصاویر انتقالی شما پایین باشد و یا قطع و وصلی در هنگام برقراری تماس ویدئوکنفرانس تجربه کنید خواهد بود.

در بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس کیفیت صدا و تصویر انتقالی نسبت به سخت افزار کامپیوتری که در اختیار دارند به صورت اتوماتیک تنظیم می شود و در صورت موجود نبودن منابع کافی، کیفیت تصاویر پایین خواهند آمد.

امروزه برای استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس مدرن، شما احتیاج به یک سیستم با حداقل ۲ گیگابایت رم و یک پردازشگر ۴ هسته ای دارد. پس ابتدا این سیستم را تهیه کنید و سپس ویدئو کنفرانس را بر روی آن راه اندازی کنید.

همچین توجه داشته باشید سیستم عامل نصب شده بر روی این سیستم، متناسب با منابع شما باشد و نظیمات آن به گونه ای انجام شود که نهایت میزان حافظه رم و سی پی یو در اختیار سیستم ویدئو کنفرانس شما قرار بگیرد. در بسیاری از سیستم ها، اشتراک منابع بین نرم افزار ها، می تواند به کاهش کیفیت تماس ویدئو کنفرانس برقرار شده ختم شود.

۳- پهنای باند شبکه مورد نیاز ویدئو کنفرانس

این مورد، مهم ترین پیش نیاز شما برای راه اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس است. شما باید مطمئن شوید سرعت اینترنت مناسب در اختیار سیستم ویدئو کنفرانس شما قرار داشته باشد. در غیر این صورت سرعت اینترنت پایین قطعا کیفیت تصاویر انتقالی شما را کاهش می دهد و قطع و وصلی بسیاری را نیز تجربه خواهید کرد.

دقیقا مانند منابع سخت افزاری، در بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس کیفیت صدا و تصویر انتقالی نسبت به سرعت اینترنتی که در اختیار دارند به صورت اتوماتیک تنظیم می شود و در صورت موجود نبودن پهنای باند کافی، کیفیت تصاویر پایین خواهند آمد.

به طور کلی با سرعت اینترنت ۱ مگابیت بر ثانیه، قادر خواهید بود که ویدئو ۱۵ فریم بر ثانیه با کیفیت اچ دی را بدون مشکل به سمت مقابل ارسال کنید. اما اگر می خواهید ویدئو با کیفیت ۴K و ۳۰ فریم بر ثانیه ضبط و ارسال کنید باید سرعت اینترنت ۴ مگابیت بر ثانیه را در اختیار سیستم ویدئو کنفرانس خود قرار دهید.

به سرعت اینترنت همیشه توجه ویژه داشته باشید و تلاش کنید سرعت اینترنت شما در طول تماس ویدئو کنفرانس ثابت باشد. اگر قطع و وصلی در اینترنت شما وجود داشته باشد، قطعا آن را بر روی ویدئوی انتقالی احساس خواهید کرد.

به این نکته توجه کنید که در هنگام برقراری تماس ویدئو کنفرانس اشخاص دیگر از اینترنت استفاده نکنند زیرا می تواند پهنای باند مورد نیاز سیستم ویدئو کنفرانس را در اختیار گرفته و کاهش کیفیت ویدئوی انتقالی را به همراه داشته باشند.

حداقل نیاز های سخت افزاری برای راه اندازی ویدئو کنفرانس

اکنون که متوجه شدید چه نیاز های سیستمی برای استفاده از ویدئو کنفرانس دارید. وقت آن است که تجهیزات سخت افزاری خود را بر محیطی که ساخته اید مستقر کنید. اکنون به توضیح تجهیزات سخت افزاری سیستم ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت. البته وبکم را می توان جزئی از تجهیزات سخت افزاری مد نظر قرار داد، اما برای تاثیر گذاری بیشتر توضیح پهنای باند مورد نیاز، وبکم را در بخش نیاز های سیستمی معرفی کردیم.

به طور خلاصه نیاز های سخت افزاری شما برای استفاده از ویدئو کنفرانس، سیستم ویدئو کنفرانس، صفحه نمایش و میکروفون برای ضبط صدا است. در ادامه به توضیح دقیق هر یک از این موارد سخت افزاری ویدئو کنفرانس خواهیم پرداخت.

کیفیت و قدرت مورد نیاز برای تجهیزات سخت افزاری شما به تعداد شرکت کنندگان در یک جلسه ویدئو کنفرانس بستگی خواهد داشت. تجهیزاتی وجود دارند که برای اتاق های با ازدحام بالا طراحی شده اند، در حالی که بسیاری از تجهیزات در اتاق های کوچک مورد استفاده خواهند بود و در اتاق های بزرگ و پر ازدحام نهایت بهره وری را از آن ها دریافت نخواهید کرد.

۱- سیستم ویدئو کنفرانس

کیفیت بالای یک ارتباط ویدئو کنفرانس، مستقیما به سیستم ویدئو کنفرانسی که مورد استفاده قرار می دهید بستگی خواهد داشت. این سیستم های ویدئو کنفرانس سخت افزاری دارای قیمت ها و کیفیت های متفاوتی هستند. شما می توانید در این صفحه وی سی شاپ لیستی از این سیستم های ویدئو کنفرانس و قیمت های آن ها را مشاهده کنید.

انتخاب سیستم ویدئو کنفرانس سخت افزاری شما باید بر اساس نیاز های شما و مکانی که قصد استفاده از سیستم ویدئو کنفرانس را دارید انجام شود. همان طور که بالا تر گفتیم تجهیزاتی وجود دارند که برای اتاق های با ازدحام بالا طراحی شده اند، در حالی که بسیاری از تجهیزات در اتاق های کوچک مورد استفاده خواهند بود و در اتاق های بزرگ و پر ازدحام نهایت بهره وری را از آن ها دریافت نخواهید کرد.

۲- صفحه نمایش

صفحه نمایش بزرگ و با رزولوشن بالا از مهم ترین نیاز های سخت افزاری شما برای راه اندازی یک سیستم ویدئو کنفرانس خواهد بود. اندازه و رزولوشن صفحه نمایش مورد استفاده توسط شما در سیستم ویدئو کنفرانس تان بستگی به اندازه اتاق کنفرانس مورد استفاده قرار گرفته توسط شما خواهد داشت.

بسیاری از اتاق‌ های ویدئو کنفرانس کوچک و متوسط را می توان به کمک یک صفحه نمایش با رزولوشن ۴K تحت پوشش قرار داد. در حالی که در اتاق های ویدئو کنفرانس بزرگ با تعداد افراد شرکت کننده بالا نیاز هست تا شما از چند صفحه نمایش با وضوح تصویر بالا برای پوشش تمام اتاق و دادن دید مناسب به تمامی شرکت کنندگان، استفاده کنید. در سالن های ویدئو کنفرانس بسیار بزرگ مرسوم است که از پروژکتور برای نمایش تصویر طرف مقابل استفاده شود.

۳- میکروفون

داشتن یک ارتباط ویدئوکنفرانس رویایی فقط به کیفیت تصویر بالا ختم می شود. در هنگام راه اندازی سیستم های ویدئو کنفرانس باید به کیفیت صدای دریافتی و انتقالی نیز توجه ویژه داشت. کیفیت صدای بالا می تواند به داشتن یک ارتباط فوق العاده موثر خط شود و کیفیت صدای پایین می تواند تمامی جنبه های یک ارتباط را مختل سازد.

برای داشتن ارتباط ویدئو کنفرانس بی نقص باید تجهیزات دریافت صدای خود را از بهترین برند ها تهیه کنید و در کنار سیستم های ویدئویی خود مورد استفاده قرار دهید.

در بسیاری از پکیج های ویدئوکنفرانس موجود، یک تلفن کنفرانس نیز ارائه می شود که بر روی میز کنفرانس قرار داده شده تا صدای شرکت کنندگان را از سرتاسر اتاق دریافت کند. این میکروفون های کنفرانس می‌توانند به صورت سیمی و یا بی سیم عمل کنند. همچنین در بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس می توانید از چندین میکروفون در کنار یکدیگر استفاده کنید تا یک اتاق کنفرانس بزرگ را تحت پوشش صوتی قرار دهید.

نیاز های نرم افزاری برای راه اندازی ویدئو کنفرانس

یک سیستم ویدئو کنفرانس متشکل است از یک محیط مناسب به همراه تجهیزات ویدئو کنفرانس سخت افزاری با کیفیت و سیستم نرم افزاری مورد استفاده قرار گرفته برای برقراری تماس های ویدئو کنفرانس و استفاده از امکانات ویژه مدیریت تماس. بدون داشتن این سه به همراه هم، سیستم ویدئو کنفرانس شما ناقص خواهد بود و عملکردی نخواهد داشت.

سیستم های نرم افزاری ویدئو کنفرانس در واقع دروازه هایی هستند که ما از طریق آنها همکاران و مشتریان را می‌بینیم و خود را به آنها نشان می دهیم. این سیستم های نرم افزاری وظیفه پردازش تصویر و کد نگاری را بر عهده دارند و از طریق رابط کاربری آن ها قادر هستید تا امکانات ویژه مدیریت تماس را در سیستم ویدئو کنفرانس خود مورد استفاده قرار دهید.

سیستم های نرم افزاری می توانند بر روی یک سیستم ویدئو کنفرانس نصب شده باشند و به صورت embedded در اختیار شما قرار بگیرند یا ممکن است این سیستم ها را نیاز باشد بر روی کامپیوتر، لپتاپ یا موبایل خود نصب کرده و به همراه سیستم ویدئو کنفرانس خود مورد استفاده قرار دهید.

استفاده از سیستم‌های نرم‌ افزاری ویدئو کنفرانس مناسب در کیفیت صوت و تصویر انتقالی و دریافتی می‌تواند بسیار موثر باشد. یکی از وظایف سیستم های نرم افزاری، اینکد و دیکد کردن تصاویر و همچنین رمز نگاری اطلاعات برای تضمین امنیت است.

استفاده از نرم افزار های ویدئو کنفرانس نامناسب می تواند موجب به خطر افتادن امنیت اطلاعات شما شود، پس همیشه در انتخاب نرم افزار ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گرفته خود دقت کنید و از برند های معتبر استفاده کنید.

نرم افزار ویدئو کنفرانس

نرم افزار های تحت وب و یا نرم افزاری های دسکتاپ قادر هستند تا از دوربین و میکروفون دستگاهی که بر روی آن نصب شده اند استفاده کنند و یا از درگاه یو اس بی اطلاعات را دریافت کرده و پردازش کنند. در هنگامی که شما از نرم افزار ویدئو کنفرانس بر روی سیستم کامپیوتر استفاده می کنید، کیفیت وبکم و میکروفون قرار داده شده بر روی سیستم بسیار مهم خواهد بود.

در حالی که نرم افزارهای ویدئو کنفرانس مانند گوگل Hangouts در زمان هایی که تعداد افراد شرکت کننده در یک جلسه کم است بسیار مناسب هستند، این ابزار ها را نمی توان در هنگامی که تعداد افراد حاضر بیش از صد نفر است به خوبی مورد استفاده قرار داد. شما باید نرم افزار ویدئو کنفرانس مد نظر خود را متناسب نیاز های خود استفاده کنید. بسیاری از اوقات شما باید جلسات ویدئو کنفرانس خود را بر روی سرور های مدیریت شده توسط خودتان میزبانی کنید و در آن هنگام نیاز است تا نرم افزار ویدئو کنفرانس شما باید سیستم مورد استفاده قرار گرفته توسط شما همخوانی داشته باشد.

در بسیاری از سیستم های ویدئو کنفرانس، نرم افزار هایی به صورت embedded قرار داده شده اند که وظیفه در دسترس گذاشتن قابلیت های مدیریت تماس را بر عهده دارند. به عنوان مثال کمپانی لایفسایز بر روی دستگاه های تولید شده توسط این کمپانی از نرم افزار ویدئو کنفرانس مخصوص به خود استفاده می کند که رابط کاربری آسان برای استفاده ای را در اختیار مشتریان قرار می دهد.

اپلیکیشن موبایل ویدئو کنفرانس

اگر شما نیاز به راه حل ویدئو کنفرانسی دارید که همیشه و همه جا در دسترس باشد، باید از اپلیکیشن های موبایل ویدئو کنفرانس ارائه شده توسط کمپانی های مختلف استفاده کنید. اپلیکیشن های موبایل ویدئو کنفرانس، راه کار مناسبی برای داشتن قابلیت برقراری تماس ویدئو کنفرانس در حین انجام فعالیت های روزانه خواهند بود.

از معایب استفاده از اپلیکیشن های موبایل ویدئو کنفرانس، می توان به داشتن صفحه نمایش کوچک اشاره کرد و تکان خوردن دوربین در حین فیلم برداری نیز می تواند برای طرف مقابل آزار دهنده باشد.

همچنین بسیاری از اپلیکیشن های موبایل ویدئو کنفرانس، فقط سرویس های ویدئو کنفرانس را بر روی پلتفرم مخصوص خود ارائه می کنند و حتما باید کلاینت مورد نظر بر روی گوشی تلفن هوشمند نصب شده باشد.

شرکت های مختلف برای سیستم های ویدئو کنفرانس خود، اپلیکیشن های موبایل مختلفی ارائه کرده اند. از این شرکت ها می توان به شرکت لایف سایز اشاره کرد که اپلیکیشنی برای برقراری ارتباطات ویدئو کنفرانس به مشتریان خود عرضه کرده است. درباره این اپلیکیشن موبایل تولید شده توسط کمپانی لایف سایز می توانید به این صفحه رسمی وب سایت این شرکت مراجعه کنید.

اپلیکیشن های موبایل ویدئو کنفرانس معمولا امکانات معمولی برای برقراری و مدیریت یک تماس ویدئو کنفرانس را در اختیار کابران خود قرار می دهند. اما امکانات پیشرفته می تواند از اپلیکیشن تا یک اپلیکیشن موبایل ویدئو کنفرانس دیگر کاملا متفاوت باشد. در هنگام انتخاب یک اپلیکیشن موبایل ویدئو کنفرانس، بهتر است آن ها را بر اساس نیاز های خود با یکدیگر مقایسه کنید.